OFFBOARDING DES COLLABORATEURS DANS UNE ENTREPRISE (RGPD)
Qu’est-ce que l’offboarding ?
L’offboarding est le processus d’accompagnement du départ d’un salarié. Ce départ implique des actions au niveau des ressources humaines, du service administratif, de la communication, et du service informatique. Au niveau informatique, le processus d’offboarding a plusieurs fonctions :
- Assurer la restitution du matériel
- Tenir à jour les droits et les accès
- Se mettre en conformité avec le RGPD
Offboarding correctement réalisé = sécurité informatique renforcée
Lors de l’onboarding, le service informatique autorise des accès au nouvel utilisateur. Généralement celui-ci a besoin d’un compte Windows, un compte Office 365 avec notamment une boîte mail, un compte pour accéder aux applications spécifiques, des droits d’accès aux documents partagés, et éventuellement d’un accès VPN.
Lors du départ le service informatique doit s’appliquer à supprimer ces comptes et ces accès afin de préserver la sécurité de ses données. S’ils restaient actifs, ces accès représenteraient autant de failles de sécurité.
Lors d’un offboarding, Novabee déroule une checklist qui énumère les actions à mener pour supprimer les accès. Le respect de cette checklist limite les pertes de données, volontaires ou involontaires.
En ce qui concerne la messagerie, Novabee bloque les adresses et comptes e-mail du collaborateur sortant au plus tard au moment de son départ effectif. Celui-ci doit en être informé. L’entreprise cliente est ainsi en conformité avec le RGPD.
De plus, un message automatique est programmé et envoyé afin d’informer le correspondant que le collaborateur a quitté l’entreprise.
Après environ 1 mois, la boîte e-mail et le message automatique de l’ex-collaborateur sont supprimés. Une période plus longue peut être prévue, mais idéalement, elle ne dépassera pas 3 mois.
Pour éviter que l’entreprise ne puisse encore accéder au compte e-mail de l’ex-collaborateur après son départ, les e-mails revêtant une importance cruciale pour le bon fonctionnement de l’entreprise seront récupérés avant le départ du collaborateur, et en sa présence.